Nell'ambito della politica di sviluppo dei sistemi informativi di Ateneo e al fine di adempiere alle prescrizioni di legge (D.P.R. 28.12.2000, T.U. in materia di documentazione amministrativa), nell'anno 2003 è stato acquisito e reso operativo per tutto l'Ateneo il sistema di protocollo informatico e di gestione documentale denominato Titulus 97, realizzato per le esigenze specifiche delle amministrazioni universitarie e ormai in uso in molti altri Atenei italiani. Sembra opportuno sottolineare come il protocollo informatico possa svolgere nella pubblica amministrazione un ruolo strategico di notevole rilievo nella gestione integrata dei flussi documentali, come peraltro disposto dalle norme recentemente entrate in vigore.
E' stato redatto ai sensi delle norme vigenti il manuale di gestione che descrive il funzionamento del sistema del protocollo informatico dell'amministrazione centrale, la pianificazione della sicurezza e fornisce indicazioni organizzative per la registrazione e la gestione documentale.
Ulteriore documentazione è disponibile nelle pagine wiki dell'applicativo Titulus.
Nel corso del 2018 Titulus è stato aggiornato alla versione 4.4 le cui novità più significative sono descritte nella pagina a partire dalla pagina
- https://wiki.u-gov.it/confluence/display/TITULUS/INDICE+MANUALI+Versione+4.4+di+Titulus
Tutti i documenti protocollati e trasmessi tra qualsiasi struttura e ufficio dell'Ateneo non appartenenti alla medesima AOO - quindi ad esempio tra Dipartimento e Area Studenti, oppure tra Centro e Biblioteca, e così via - devono essere inviati esclusivamente utilizzando la funzione di "Corrispondenza tra AOO" del sistema di protocollo informatico, evitando altri mezzi di trasmissione del documento in formato cartaceo (fax, posta interna etc.) o elettronica (e-mail).
Clicca qui per leggere la relativa documentazione.
Nel caso di uffici appartenenti alla medesima AOO dovrà essere utilizzato viceversa il "Protocollo TRA UFFICI".
Si tenga presente che aree, uffici e divisioni di Amministrazione Centrale appartengono TUTTE alla medesima AOO, identificata nel sistema con la sigla "CLE".
Per accedere al servizio è necessario avere a disposizione un browser Internet Explorer (dalla versione 8 in poi) o Firefox ed essere in possesso di un account di Dominio di Ateneo.
Nell'ambito dell'Amministrazione centrale, per poter attivare l'accesso ad un nuovo operatore oppure richiedere delle modifiche, il responsabile di struttura deve inviare al responsabile del protocollo una scheda compilata contenente i diritti da assegnare al dipendente in oggetto.
Nell'ambito delle Strutture di Ateneo (AOO periferiche) è richiesta l'apertura di un ticket su helpdesk [seguendo il percorso "Area Sistemi Informativi" > "Personale Ateneo" > "Servizio: Protocollo Informatico" > "nuova utenza"].
Dall'1 Gennaio 2015 le strutture dello SBA risultano collocate nell'albero dell'Amministrazione Centrale, e dunque inglobate nella AOO omonima. Di conseguenza, per inviare allo SBA documenti e comunicazioni mediante protocollo Informatico :
Per ulteriori informazioni o chiarimenti contattare l'helpdesk (helpdesk.uniroma3.it).
Potrà risultare necessario assegnare permessi e configurazioni già predisposte per il precedente hosting, ed in particolare:
Per segnalare problemi o per richieste di chiarimenti, aprire un ticket su http://helpdesk.uniroma3.it/
Per utilizzare la corrispondenza tra AOO è disponibile il manuale utente (vedi anche sezione apposita). L'utilizzo della firma digitale direttamente da Titulus è particolarmente semplice, è sufficiente apporre la spunta alla voce "firma digitale" nella sezione documenti informatici. Si può anche mettere alla firma un documento del responsabile prima dell'assegnazione del numero di protocollo con qualche accortezza in più.
Nell'anno 2009 sono stati attivati i nuovi titolari di classificazione (prontuario per l'amministrazione centrale e prontuario per le Strutture di Ateneo). Per facilitare gli operatori nel passaggio dal vecchio titolario al nuovo sono state predisposte delle tabelle di raffronto (tabella amministrazione centrale, tabella Strutture di Ateneo).
Altre informazioni, schermate, suggerimenti e descrizione delle procedure, sono disponibili a partire dalla pagina https://wiki.u-gov.it/confluence/display/TITULUS/MANUALI+TITULUS
Per qualsiasi chiarimento o suggerimento è possibile contattare il Supporto Tecnico dell'Area Sistemi Informativi.
L'Area Sistemi Informativi intende raggiungere i livelli di qualità del servizio più elevati possibile, sia
in termini di soddisfazione degli utilizzatori che di trasparenza nella fornitura di servizi resi.
A tale scopo si ritiene indispensabile regolare il rapporto di fornitura in termini chiari, dettagliati ed
opportunamente descritti in un documento denominato "CARTA DI SERVIZI".
