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Protocollo Informatico - Nuovo Titolario di Classificazione

Nel mese di febbraio 2014 avrà luogo il cambio del Titolario di Classificazione per il Protocollo Informatico, consentendo così al nostro Ateneo di allinearsi al Titolario Unico 2013, definito lo scorso anno a livello nazionale e adottato dalla gran parte delle università italiane.

Secondo un principio di omogeneità archivistica cui veniva già incontro il precedente Titolario (adottato nel 2009), il Nuovo Titolario sarà dunque unico per Amministrazione Centrale e Strutture di Ateneo (AOO periferiche), con talune voci peculiari dell'uno o dell'altro ambito, ma non vi saranno più differenze di nomenclatura: a codici uguali corrisponderanno voci uguali.

Come da accordi interuniversitari, le uniche differenze rispetto al Titolario Nazionale permangono nel c.d. TITOLO II, preposto agli organi di governo, che ciascun Ateneo può personalizzare autonomamente.

Calendario

L'adozione del Nuovo Titolario si svilupperà secondo il seguente calendario:

L'aggiornamento del Titolario comporterà un breve stop del servizio. Gli orari saranno resi noti più avanti.
L'operazione di riclassificazione non avrà invece ripercussioni sulla normale operatività, e coinvolgerà documenti e fascicoli aperti e relativi agli anni 2012 e 2013, così come evidentemente su quanto già creato per il 2014.

I fascicoli chiusi, così come quelli "ante 2012", non verranno considerati e manterranno la precedente classificazione.

Informazioni sulla riclassificazione

Dalla Tavola Sinottica del nuovo Titolario è possibile ricostruire quali voci di classificazione passeranno in automatico nelle nuove, e quali invece dovranno essere ricollocate manualmente. L'operazione manuale riguarda solo il Titolario delle Strutture di Ateneo (le c.d. AOO periferiche, ovvero Dipartimenti, Centri, Scuole, Sistema Bibliotecario), le cui voci da gestire manualmente sono elencate nel terzo foglio della Tavola Sinottica.

L'adozione del Nuovo Titolario non comporterà quindi alcuna modifica alle consuete modalità di lavoro né di intervento da parte degli operatori, se non appunto per quel che concerne la (eventuale) gestione di documenti e fascicoli non riclassificati in automatico [vd. sotto paragrafo "Info per le Strutture"].

I documenti riclassificati in automatico assumeranno la nuova classe se e solo se non fascicolati oppure appartenenti a fascicoli aperti.

In quest'ultimo caso avverrà quanto segue: si aprirà automaticamente un fascicolo nuovo con la stessa denominazione del precedente e recante la nuova classificazione. I documenti contenuti nel precedente fascicolo (riclassificati in automatico a loro volta) verranno trasferiti dal vecchio al nuovo fascicolo. Il fascicolo preesistente verrà chiuso e sarà dotato di un "link di rinvio" al nuovo fascicolo riclassificato.

Operazioni preliminari e preparatorie

In vista della riclassificazione automatica, se si ritiene che, per qualsivoglia ragione organizzativa o logica o di politica archivistica o altro, taluni documenti o fascicoli non debbano essere toccati, si potrà operare su questi ultimi fascicolando e poi chiudendo (con lo strumento "Archivia") i fascicoli stessi. In tal modo diventeranno "storia" e non saranno contemplati nella riclassificazione, mantenendo la classe del vecchio Titolario.
È pertanto consigliabile, prima dell'adozione del nuovo Titolario, provvedere alla chiusura dei fascicoli relativi a procedimenti conclusi: se chiusi, infatti, questi fascicoli e i relativi documenti non saranno interessati dalla procedura di riclassificazione, ma resteranno sempre consultabili, mantenendo la precedente classificazione.

Suggerimenti e note operative

Info per le Strutture (AOO Periferiche)

Per quel che concerne i nuovi documenti, fintantoché risulta attivo il vecchio Titolario, il consiglio è quello di utilizzare direttamente e solo codici aventi un corrispettivo nel Nuovo Titolario [cfr. secondo foglio Tavola Sinottica].

Come è possibile evincere dal terzo foglio della Tavola Sinottica, i documenti ed i fascicoli che NON saranno ri-classificati automaticamente sono quelli aventi le seguenti classificazioni:

Per poter in qualche modo "anticipare" gli effetti della riclassificazione automatica che lascerebbe documenti e fascicoli appartenenti a queste classi "orfani" di classificazione, e dunque da gestire manualmente, si può pensare di cambiarne la classificazione ex-ante, utilizzando gli strumenti forniti in tal senso da Titulus.
Se i documenti aventi una tra queste classificazioni sono stati già fascicolati, occorre operare direttamente sui fascicoli, cambiandone la classificazione.
Per documenti o fascicoli che si intenda voler ricollocare preventivamente, occorre ovviamente individuare voci di classificazione che abbiano un corrispettivo nel Nuovo Titolario (a questo scopo si vedano secondo e terzo foglio della Tavola Sinottica).

N.B. Le questioni di cui al presente paragrafo non riguardano documenti e fascicoli di Amministrazione Centrale.

Cambio collettivo di classificazione documenti

Per poter operare un cambio di classificazione su più documenti contemporaneamente si può passare dallo strumento di Ricerca fornito da Titulus, indicando
- l'arco di tempo interessato dalla riclassificazione (01/01/2012-31/01/2014) e poi
- la o le classificazioni che si intendono analizzare ed eventualmente cambiare collettivamente.

A questo punto si può applicare una riclassificazione collettiva ponendo la "spunta" su tutti i documenti che si ritiene debbano essere interessati dall'operazione e poi cliccare su "Cambia classificazione".

Note sullo strumento "Ripeti Nuovo"

L'operazione "Ripeti nuovo" potrebbe non funzionare come previsto se applicata su un documento generato "ante riclassificazione" che non sia stato riclassificato (ad esempio perché da gestire manualmente, oppure perché la riclassificazione automatica - vd. calendario sopra - non ha ancora avuto luogo, oppure ancora perché appartenente a fascicolo/procedimento chiuso).

Voci di Indice

Nella fase di adozione del Nuovo Titolario di Classificazione, si consiglia di non fare uso delle Voci di Indice - campo comunque NON obbligatorio - dal momento che potrebbero puntare ancora a voci del precedente Titolario, con ciò impedendo poi la registrazione.
Di conseguenza è opportuno assegnare la classificazione pertinente passando direttamente dal campo della classificazione ("Classif."), dove è possibile sfogliare l'albero delle voci del Nuovo Titolario ed infine individuare quella consona al documento corrente.

Operazioni successive alla riclassificazione automatica

A riclassificazione avvenuta, al di là di eventuali anomalie riscontrate nell'operazione che verranno segnalate da KION, non vi sono particolari procedure da eseguire se non un controllo dell'operatività della piattaforma Titulus, ad esempio in sede di creazione documenti e protocollazione bozze da interoperabilità.
Documenti non fascicolati e fascicoli aperti risulteranno automaticamente ricollocati sulle nuove voci del Titolario secondo la Tavola Sinottica.

Assistenza

Per ulteriori informazioni, domande o richiesta di assistenza, contattare l'helpdesk dell'Area Sistemi Informativi.

responsabile informazioni: Marco Gori 19/2/2014