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Protocollo Informatico


Nell'ambito della politica di sviluppo dei sistemi informativi di Ateneo e al fine di adempiere alle prescrizioni di legge (D.P.R. 28.12.2000, T.U. in materia di documentazione amministrativa), nell'anno 2003 è stato acquisito e reso operativo per tutto l'Ateneo il sistema di protocollo informatico e di gestione documentale denominato Titulus 97, realizzato per le esigenze specifiche delle amministrazioni universitarie e ormai in uso in molti altri Atenei italiani. Sembra opportuno sottolineare come il protocollo informatico possa svolgere nella pubblica amministrazione un ruolo strategico di notevole rilievo nella gestione integrata dei flussi documentali, come peraltro disposto dalle norme recentemente entrate in vigore.

Documentazione e manuali

E' stato redatto ai sensi delle norme vigenti il manuale di gestione che descrive il funzionamento del sistema del protocollo informatico dell'amministrazione centrale, la pianificazione della sicurezza e fornisce indicazioni organizzative per la registrazione e la gestione documentale.
Ulteriore documentazione è disponibile nelle pagine wiki dell'applicativo Titulus.

Nel corso di marzo 2016 Titulus verrà aggiornato alla versione 4.2.6 le cui novità più significative sono descritte nella pagina:
- http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:version_history:titulus_04.02.06

Per consultare la storia delle novità apportate alle ultime versioni, consultare:
http://wiki.titulus.it/doku.php/documentazione:version_history:titulus_04?do=index

Corrispondenza tra AOO

Tutti i documenti protocollati e trasmessi tra qualsiasi struttura e ufficio dell'Ateneo non appartenenti alla medesima AOO - quindi ad esempio tra Dipartimento e Area Studenti, oppure tra Centro e Biblioteca, e così via - devono essere inviati esclusivamente utilizzando la funzione di "Corrispondenza tra AOO" del sistema di protocollo informatico, evitando altri mezzi di trasmissione del documento in formato cartaceo (fax, posta interna etc.) o elettronica (e-mail).
Clicca qui per leggere la relativa documentazione.
Nel caso di uffici appartenenti alla medesima AOO dovrà essere utilizzato viceversa il "Protocollo TRA UFFICI".
Si tenga presente che aree, uffici e divisioni di Amministrazione Centrale appartengono TUTTE alla medesima AOO, identificata nel sistema con la sigla "CLE".

Accesso al servizio

Per accedere al servizio è necessario avere a disposizione un browser Internet Explorer (dalla versione 8 in poi) o Firefox ed essere in possesso di un account di Dominio Microsoft.

Abilitazione nuovi operatori

Nell'ambito dell'Amministrazione centrale, per poter attivare l'accesso ad un nuovo operatore oppure richiedere delle modifiche, il responsabile di struttura deve inviare al responsabile del protocollo una scheda compilata contenente i diritti da assegnare al dipendente in oggetto.
Nell'ambito delle Strutture di Ateneo (AOO periferiche) è richiesta l'apertura di un ticket su helpdesk [seguendo il percorso "Area Sistemi Informativi" > "Personale Ateneo" > "Servizio: Protocollo Informatico" > "nuova utenza"].

Link unico di accesso al Protocollo Informatico

https://titulus-uniroma3.cineca.it/xway/application/xdocway/engine/xdocway.jsp

N.B. Con il nuovo link di accesso non vi è più alcuna differenza di indirizzo web tra Amministrazione e Strutture. Dopo il logon il sistema riconoscerà in automatico la tipologia di utente e la struttura di sua pertinenza.


Avvisi

IMPORTANTE - Novità sul Sistema Bibliotecario di Ateneo

Dall'1 Gennaio 2015 le strutture dello SBA risultano collocate nell'albero dell'Amministrazione Centrale, e dunque inglobate nella AOO omonima. Di conseguenza, per inviare allo SBA documenti e comunicazioni mediante protocollo Informatico :

Per ulteriori informazioni o chiarimenti contattare l'helpdesk (helpdesk.uniroma3.it).


 

Informazioni su nuovo hosting - da Aprile 2014

Potrà risultare necessario assegnare permessi e configurazioni già predisposte per il precedente hosting, ed in particolare:

Per segnalare problemi o per richieste di chiarimenti, aprire un ticket su http://helpdesk.uniroma3.it/

Materiale informativo

[sezione in fase di revisione]

Sono disponibili alcuni documenti di supporto per l'uso di specifiche funzionalità. Per utilizzare la corrispondenza tra AOO è disponibile il manuale utente (vedi anche sezione apposita). L'utilizzo della firma digitale direttamente da Titulus è particolarmente semplice, è sufficiente apporre la spunta alla voce "firma digitale" nella sezione documenti informatici. Si può anche mettere alla firma un documento del responsabile prima dell'assegnazione del numero di protocollo con qualche accortezza in più.

Nell'anno 2009 sono stati attivati i nuovi titolari di classificazione (prontuario per l'amministrazione centrale e prontuario per le Strutture di Ateneo). Per facilitare gli operatori nel passaggio dal vecchio titolario al nuovo sono state predisposte delle tabelle di raffronto (tabella amministrazione centrale, tabella Strutture di Ateneo).

Per illustrare le nozioni fondamentali del protocollo informatico e le principali differenze tra la versione nuova e la precedente è è stata adottata la modalità e-learning, ovvero mediante la visualizzazione di video. Per poter consigliare il percorso informativo più consono, sono stati individuati 2 profili differenti di utilizzatore dell'applicativo, in cui ciascun dipendente si deve identificare:

  1. operatore non esperto;
  2. operatore esperto.

A coloro che si ritengono "non esperti" si consiglia di seguire sia il percorso base sia il percorso avanzato.
L'attività informativa avviene utilizzando una piattaforma sperimentale di e-learning.

istruzioni per accedere:

  1. accedere al sito di e-learning https://forma.uniroma3.it . Il sito è progettato per la realizzazione di corsi di formazione ed è stato adattato per realizzare l'attività di informazione sul nuovo protocollo informatico;
  2. sulla parte sinistra inserire l'account di dominio senza il dominio (es. per l'utente personale\crossi inserire solo crossi) e la propria password;
  3. cliccare su titulus 3 nella sezione "i miei corsi", dove è disponibile il materiale informativo sul nuovo sistema;
  4. cliccare su "materiali" nella sezione "student area" , nella parte centrale della pagina saranno disponibili i video da visionare.

Assistenza

Per qualsiasi chiarimento o suggerimento è possibile contattare il Supporto Tecnico dell'Area Sistemi Informativi.

L'Area Sistemi Informativi intende raggiungere i livelli di qualità del servizio più elevati possibile, sia
in termini di soddisfazione degli utilizzatori che di trasparenza nella fornitura di servizi resi.
A tale scopo si ritiene indispensabile regolare il rapporto di fornitura in termini chiari, dettagliati ed
opportunamente descritti in un documento denominato "CARTA DI SERVIZI".

responsabile informazioni: Alessandro Masci 15/3/2016